Die Nebenkosten machen derzeit in westdeutschen Haushalten bis zu 30 % der Miete aus. Und nicht selten wird gerade die Nebenkostenabrechnung zum Streitpunkt zwischen Mieter und Vermieter.
Grundsätzlich gilt: In der Betriebskostenabrechnung dürfen nur solche Posten erscheinen, die auch im Mietvertrag aufgeführt sind. Was nicht mietvertraglich vereinbart wurde, darf auch nicht abgerechnet werden.
Gesetzlich zulässig ist die Umlage folgender Betriebskostenarten: Grundsteuer, Wasserversorgung, Entwässerung, Betrieb und Wartung der Heizung, Aufzüge, Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Hauswartkosten, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Antennen- bzw. Kabelanlagen, Waschmaschinen/Trockner.
Problematisch ist häufig die Abgrenzung von Reparatur- und Wartungskosten, insbesondere bei Heizung und Aufzug.
Nur die reinen Wartungskosten dürfen - soweit vereinbart - auf den Mieter umgelegt werden. Reparaturen gehen immer zu Lasten des Vermieters. Eine entgegenstehende Klausel im Mietvertrag ist unwirksam.
Daher sollte der Mieter genau prüfen, ob sich möglicherweise in den Wartungskosten versteckte Reparaturaufwändungen befinden. Gehen beispielsweise die Heizungsnebenkosten (wie Betriebsstrom, Überwachungs- und Wartungskosten) über 15 % der Brennstoffkosten hinaus, könnte dies auf die Umlage versteckter Reparaturkosten hindeuten.
Bei Aufzügen werden häufig Vollwartungsverträge abgeschlossen. Auch hier sollte man, falls die Kosten unangebracht hoch erscheinen oder von Jahr zu Jahr erheblich schwanken, kritisch nachfragen.
Bei den Hausmeisterkosten ist besonders darauf zu achten, welche Arbeiten der Hausmeister verrichtet. Ist er z.B. für die Gartenarbeit und die Reinigung des Hausflures zuständig, so dürfen diese Kosten nicht noch einmal gesondert abgerechnet werden.
Stichwort Gartenpflege: Steht der Garten allen Mietern zur Verfügung und sind die Aufwändungen für die Pflege nicht bereits mit den Hausmeisterkosten abgegolten, so ist eine Umlage der Gartenpflegekosten auf die Mieter rechtlich zulässig. Nicht zu bezahlen braucht der Mieter allerdings die Kosten für eine komplette Neuanlage des Gartens. Dies ist Sache des Vermieters.
Ebenso wenig muss der Mieter Versicherungskosten tragen, die nicht ausschließlich auf das Gebäude und seine Bestandteile bezogen sind. Eine Rechtsschutzversicherung des Vermieters etwa darf nicht auf den Mieter umgelegt werden.
Sind "sonstige Betriebskosten" im Mietvertrag vereinbart, so muss auch geregelt sein, welche dies sind. Pauschale Beträge für "sonstige Betriebskosten" sind unzulässig.
Bei Gewerberäumen im Haus muss deren häufig höherer Verbrauch gesondert berücksichtigt werden. Keinesfalls dürfen die übrigen Mieter für diesen erhöhten Verbrauch mit herangezogen werden.
Leerstand ist vom Vermieter zu tragen. Kosten für leerstehende Wohnungen können nicht auf andere Mieter umgelegt werden.
Über die Vorauszahlung der Betriebskosten ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung muss so gestaltet sein, dass sie für einen durchschnittlichen Mieter nachvollziehbar und verständlich ist.
Die Nebenkostenabrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ablauf der Abrechnungsperiode vorgelegt werden.
Unterlässt der Vermieter dies, so kann er keine Nachzahlungsansprüche mehr geltend machen. Den Mieter trifft keine Ausschlussfrist. Er kann auch nach den 12 Monaten eine ordnungsgemäße Abrechnung (notfalls im Klagewege) verlangen.
Vorsicht bei vorbehaltloser Annahme der Abrechnung. Zahlt der Mieter die Nachforderung ohne Einwände, so kann er später grundsätzlich keine Ansprüche mehr geltend machen.
Einwände gegen die Abrechnung muss der Mieter binnen eines Jahres vorbringen.
Nachzahlungsansprüche des Vermieters verjähren innerhalb von drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Abrechnung vorgelegt wurde.
